各二级学院：

为切实做好我校2026届毕业生档案整理工作，按照国家、自治区及我校毕业生档案管理的有关规定，结合我校实际，现就做好我校2026届毕业生档案整理工作通知如下：

一、毕业生档案管理的职责范围

毕业生档案是在学生工作处指导下，由各二级学院毕业班辅导员统一集中管理。毕业班辅导员是毕业生档案直接管理者和责任人，负责毕业生档案材料的接收、整理、保管、使用、催要、查找及转递等工作，在工作中严格遵守各项规章制度，保证毕业生档案的完整和安全。

二、毕业生档案材料的归档范围

1.履历类材料和鉴定材料：《普通高等学校毕业生登记表》，《梧州学院学生学籍卡》《高考报名登记表》，《实习鉴定表》等原件；

2.学习成绩材料：《梧州学院学业成绩表》原件；

3.2026届毕业生区内外均无毕业生报到证；

4.技能证明材料：《教师资格证书》，计算机、外语、普通话等级考核等证书复印件；

5.党、团材料：《入党志愿书》，《入团志愿书》等有关材料原件；

6.各种奖励材料：学生在校期间获得的各种荣誉称号的评审表原件，如：优秀共青团干部、优秀团员、优秀学生干部、三好学生、优秀毕业生、优秀学生奖学金等；

7.处分材料：学校对其本人的处分决定、解除处分的决定等原件；

8.上述黑体加粗带下划线的字所列的材料为毕业生档案必备材料，缺少其中之一，为不完善的毕业生档案。

三、毕业生档案归档材料整理工作的要求

1.毕业班辅导员收集的毕业生归档材料应完整、齐全，文字清楚、对象明确，有承办单位或个人署名，有形成材料的日期，手续完备。需经组织审查盖章或本人签字的，一定要有本人签名和组织盖章。

2.档案材料应该使用碳素墨水或蓝黑墨水书写，不得使用铅笔、圆珠笔、红色墨水或纯蓝墨水。复写纸书写的材料以及传真件不得归档。

3.毕业班辅导员在收集好毕业生档案材料后将档案材料放入毕业生档案袋，填写《梧州学院毕业生档案移交清单列表》（附件1），并在档案袋正面最下方张贴《梧州学院学生档案信息条》（附件2，包含毕业生基本资料、派遣单位全称、派遣单位详细地址等内容），附件1和附件2电子档同时发送至学生工作处邮箱（wzxyxgc@163.com）。

4.未完善的毕业生档案暂由辅导员管理，由辅导员负责督促毕业生本人完善后，再交我处学生事务与发展中心寄出。

5.延迟毕业学生的档案暂由二级学院负责保管。

6.毕业班辅导员在2026年7月25日前将毕业生档案整理完毕后，将合格的毕业生档案以班级为单位，按学号排序并附上班级花名册，交到体育馆一楼学生工作处学生事务与发展中心老师处签收。

7.请二级学院以学院为单位对考取硕士研究生学生的档案进行专门整理，填写《梧州学院2026届毕业生考取研究生情况登记表》（附件3），并附上以下材料：

（1）研究生录取通知书复印件1份；

（2）研究生调档函原件或复印件各1份（复印件需加盖学院公章并写上“与原件一致”）；

（3）考取研究生学生的花名册1份，包括姓名、班级、联系电话和可以正常使用的学生本人的农业银行卡号和银行卡正反面复印件；

（4）考取研究生学生近期的生活照1张（3R全身站立照）；

（5）考取研究生学生的自我简介1份，每人200字左右，包含个人基本信息、录取学校信息，个人在校期间获奖情况等信息。语句通顺，逻辑清晰。

（6）以上1-5点要求在2026年6月15日下午4:00前交到学生工作处学生事务与发展中心，电子档同时发送至学生工作处邮箱（wzxyxgc@163.com）。

未尽事宜，请和我处学生事务与发展中心莫伍珠联系，联系电话0774-5839986。我处将组织人员，将毕业生的档案进行整理，按照档案转递的要求，于2026年8月10日前将毕业生档案寄出。

附件：1.梧州学院毕业生档案移交清单列表

2.梧州学院毕业生档案信息条

3.梧州学院2026届毕业生考取研究生情况登记表

4.查询毕业生档案转递机构地址指南

梧州学院学生工作处

2025年12月16日